Réunions d'affaires
Organiser et avoir des réunions avec les contre-parties chinoises peuvent être un processus différent que vous pourriez voir dehors à l'ouest. Le processus est plus lisse si vous avez déjà un rapport avec le peuple à l'avance. S'ils ne sont pas au courant de toi ou de votre compagnie, elle est la meilleure pour fournir autant information de fond comme possible. Ceci leur permet de décider si avoir la réunion aussi bien que qui devrait participer. C'est important, puisqu'il signifie que les décideurs appropriés peuvent être présents. À la différence des réunions occidentales, il est dans votre intérêt d'évoquer le sujet de la réunion et de toutes les questions à discuter à l'avance, de sorte qu'aucune surprise ne soit évoquée au cours de la réunion. De nouveau, ceci permet à l'autre partie de préparer leurs propres vues avant la réunion elle-même. Non suivant ce protocole peut avoir comme conséquence vos propositions étant reçues avec le silence, car le temps serait alors nécessaire pour les considérer dans privé.
Vous pouvez constater que des réunions chinoises sont souvent prévues à la dernière minute. Même où l'un ou l'autre côté propose une réunion bien avant une date particulière, les détails toujours habituellement ne sont pas confirmés jusqu'à juste avant la réunion. Ceci est fait pour éviter les changements ou les annulations de dernière minute.
Une fois que la réunion commence, elle est la meilleure pour arriver à l'heure - pas trop tôt et certainement pas trop tard. Si vous finissez vers le haut tard, soyez sûr de faire des excuses profusément pour éviter l'impression qu'il y avait toute intention dans votre tardiveté. En entrant dans un lieu de réunion, il est commun pour que les délégués chinois suivent un ordre luxuriant avec le plus haut fonctionnaire de rang entrant d'abord (particulièrement pour des réunions faisant participer des fonctionnaires de gouvernement). Puisqu'un sur les réunions une sont habituellement rare, il peut y a un entourage des participants. Supposez que tels non présentées ne sont pas une partie du procédé de décision, mais présent juste comme témoins ou aides.
Comme lors des réunions occidentales, il est sage de s'engager dans un certain petit entretien dans le commencement pour accumuler la confiance, particulièrement quand les parties ne se connaissent pas bien. Les Chinois préfèrent faire des affaires avec ceux qu'ils savent, ainsi il est intéressant de cultiver cet aspect d'abord. You may notice that a few key individuals have been assigned to participate in the meeting, while the rest usually remain silent for the majority of the meeting. After the initial small talk, the host of the meeting will usually welcome the invitees and either present the topic at hand or invite the proposer of the meeting to do so.
The Chinese usually prefer to be on the defensive or receiving side of matters. This allows them to combine their preparation of the meeting beforehand, with time to react to the proposals brought forward by the other party. During the meeting, it is common for Chinese to use grunts or nods as signs of acknowledgment of what is being said during the meeting. Don’t mistake this for acceptance, as it is just a tacid acknowledgment and doesn’t necessarily suggest agreement. Unlike normal conversations, the dialogs in meetings tend to be more structured with each side taking turns. As a result, it is common to let the other party do the talking without interrupting until it is your turn, at which point you can go through their points one by one. During this portion, expect them to take detailed notes that may be referred to on later dates or shared with other parties who may have not attended the meeting. Like in all interactions with Chinese people, it is of crucial importance never to put them on the spot or allow them to lose face.
Towards the end of the meeting, it is best to summarize your understanding of the situation to make sure both parties are clear where things stand. At this point, you can set up a future meeting. The Chinese party’s response here, will let you gauge their interest in continuing things.
Note: For more detailed descriptions of the points in this article, read “Chinese Business Etiquette” by Scott D. Seligman.
